Um ein Unternehmen effektiv und effizient führen zu können, ist es unerlässlich, festzulegen, welche Aufgaben im Unternehmen zu erledigen sind, welche Abteilungen und Personen diese Aufgaben im Unternehmen übernehmen, welche Prozesse im Unternehmen ablaufen und welchen Verfahrensregeln diese Prozesse folgen. In diesem Zusammenhang bestimmt die — im besten Fall schon bei der Gründung des Unternehmens festgelegte — Unternehmensorganisation die Zuteilung und Koordination der Arbeitsaufgaben, der Kompetenzen und Weisungsbefugnisse. Die Unternehmensorganisation fungiert damit als struktureller Rahmen für sämtliche unternehmerischen Arbeitsschritte. Die Festlegung der Unternehmensorganisation ist dabei immer vor dem Hintergrund der Unternehmensziele und der Unternehmenskultur zu sehen: Zum einen soll die Unternehmensorganisation so aufgestellt sein, dass sie bestmöglich auf die Realisierung der Unternehmensziele hinwirkt, zum andern muss sich die Unternehmenskultur in der Unternehmensorganisation widerspiegeln. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen organisiert wird, regelt damit zum einen die organisatorische Struktur des Unternehmens, das heisst den Aufbau, und zum anderen die Struktur der Prozesse innerhalb des Unternehmens, das heisst den Ablauf. Dementsprechend wird unterschieden zwischen einer Aufbauorganisation und einer Ablauforganisation.
Unternehmensorganisation: Aufbau- und Ablauforganisation
Eine klare Unternehmensorganisation koordiniert Aufgaben und Prozesse unter Berücksichtigung von Unternehmenszielen und -kultur und unterscheidet zwischen Aufbau- und Ablauforganisation.
Ablauf
Die Aufbauorganisation
Im Rahmen der Aufbauorganisation wird der Aufbau des Unternehmens festgelegt, und zwar von der Unternehmensführung über die verschiedenen Abteilungen bis hin zu einzelnen Mitarbeiter:innen. Dabei werden sowohl die Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten als auch die hierarchischen Beziehungen und Kommunikationswege im Unternehmen bestimmt. In der Regel wird die Aufbauorganisation im Sinne der Übersichtlichkeit als Organigramm abgebildet. Die folgende Abbildung zeigt ein einfaches exemplarisches Organigramm einer Aufbauorganisation. Zu sehen sind die Geschäftsführung, verschiedene Abteilungen sowie die den Abteilungen zugeordneten einzelnen Stellen, die jeweils von einer Person besetzt sind. Möglich sind hier noch weitere Untergliederungen mit zusätzlichen Ebenen. Das Organigramm ist hierarchisch angeordnet, das heisst, die jeweils höhere Einheit ist der darunter liegenden Einheit hierarchisch übergeordnet.
Die Linien, die die einzelnen Einheiten miteinander verbinden, spiegeln die Kommunikations- und Weisungswege wider. Das Organigramm zeigt damit allen Mitarbeitenden, zu welcher Abteilung sie gehören bzw. wo ihr Zuständigkeitsbereich liegt, wem sie Bericht erstatten müssen und welche Stelle gegenüber einer anderen Stelle Weisungsbefugnis hat.
Da Unternehmen sich im Hinblick auf viele Aspekte voneinander unterscheiden, etwa in Bezug auf die Branche, in der sie tätig sind, in Bezug auf die Märkte, die sie bearbeiten, ihre Grösse oder auch ihre Unternehmenskultur, gibt es auch nicht die eine Aufbauorganisation, sondern verschiedene Arten. Hierbei werden drei grundsätzliche Formen unterschieden, die jedoch in Abhängigkeit der Anforderungen einzelner Unternehmen variieren können: die divisionale Aufbauorganisation, die funktionale Aufbauorganisation und die Matrixorganisation.
- Die divisionale Aufbauorganisation: Hier erfolgt die Strukturierung der Unternehmensorganisation nach Geschäftsbereichen, die weitgehend unabhängig voneinander sind und nebeneinander im Sinne der Unternehmensziele operieren, wie zum Beispiel verschiedene Märkte, Zielgruppen oder Produkte. Die Abteilungen im oben dargestellten exemplarischen Organigramm können also bei einem international tätigen Unternehmen Länderabteilungen sein, bei Unternehmen mit verschiedenen Angeboten können die Abteilungen für jeweils ein Produkt verantwortlich sein oder für die Bearbeitung einer bestimmten Zielgruppe.
- Die funktionale Aufbauorganisation: Ein funktionaler Aufbau ist die wohl häufigste Form der Unternehmensorganisation. Hierbei ist das Unternehmen nach seinen Funktionen untergliedert, das heisst, die Abteilungen sind für jeweils einen Funktionsbereich verantwortlich, wie zum Beispiel Controlling, Beschaffung, Marketing, Personal und Produktion. Im Gegensatz zur divisionalen Aufbauorganisation sind die einzelnen Bereiche hier nicht unabhängig voneinander, sondern müssen zur Erreichung der Unternehmensziele untereinander koordiniert und aufeinander abgestimmt werden. Je nach Grösse und Komplexität können die einzelnen Funktionsbereiche wiederum aus mehreren hierarchisch strukturierten Ebenen bestehen.
- Die Matrixorganisation: Die Matrixorganisation stellt eine Kombination zwischen divisionaler und funktionaler Aufbauorganisation dar, das heisst, es erfolgt eine Unterteilung sowohl nach Funktionen als auch nach Geschäftsbereichen. Einzelne Stellen sind damit gleichzeitig mehreren Einheiten zugeordnet.
Des Weiteren lassen sich Aufbauorganisationen in Einliniensysteme und Mehrliniensysteme unterteilen. Ist einzelnen Mitarbeiter:innen gegenüber nur eine übergeordnete Stelle weisungsbefugt, liegt ein Einliniensystem vor, haben einzelnen Mitarbeiter:innen gegenüber dagegen mehrere übergeordnete Stellen eine Weisungsbefugnis inne, spricht man von einem Mehrliniensystem.
Mit der Festlegung der Unternehmensstruktur dient die Aufbauorganisation vor allem der klaren Zuteilung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. So können Missverständnisse, doppelte Zuständigkeiten und damit Ineffizienzen und Kosten vermieden werden. Unabhängig von der Form der Aufbauorganisation und den damit verbundenen festgelegten Kommunikations- und Weisungswegen sollten diese jedoch nicht allzu starr und statisch betrachtet werden, sondern offen sein für plötzlich auftretende Herausforderungen, die etwa eine interdisziplinäre oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordern. Insbesondere vor dem Hintergrund flacher Hierarchien und agiler Methoden sollte sich die Aufbauorganisation ein gewisses Mass an Flexibilität bewahren.
Die Ablauforganisation
Während mit der Aufbauorganisation festgelegt wird, wer für welche Aufgaben im Unternehmen verantwortlich ist, wird im Rahmen der Ablauforganisation geregelt, wie die zugeteilten Aufgaben zu erledigen sind, und zwar in zeitlicher, räumlicher und sachlicher Hinsicht. Das heisst, die Ablauforganisation koordiniert die im Unternehmen anfallenden Aufgaben und bestimmt die Arbeitsschritte, die zur Erfüllung dieser Aufgaben notwendig sind. Gegenstand der Ablauforganisation sind damit die unternehmerischen Prozesse innerhalb der durch die Aufbauorganisation bestimmten Unternehmensstruktur. Die Prozesse werden dabei so definiert, dass allen Prozessbeteiligten klar ist,
- welches Ziel mit dem jeweiligen Prozess erreicht werden soll,
- aus welchen Arbeitsschritten dieser Prozess besteht,
- wann und wo diese Arbeitsschritte durchzuführen sind,
- in welcher Reihenfolge die Arbeitsschritte innerhalb des Prozesses ablaufen und
- welche Ressourcen für die Umsetzung des Prozesses den Beteiligten zur Verfügung stehen.
Mit der Festlegung der Ablauforganisation soll gewährleistet werden, dass die Prozesse im Unternehmen möglichst zeit- und kosteneffizient sowie ressourcenschonend durchgeführt werden und damit zur Realisierung der Unternehmensziele beitragen. Zur grafischen Darstellung der Ablauforganisation bzw. des Ablaufs einzelner Prozesse werden häufig Flussdiagramme (Flowcharts) oder Prozesslandkarten erstellt.
Ein Flussdiagramm hat einen Start- und einen Endpunkt und verbindet die für die Erreichung des Ziels erforderlichen Arbeitsschritte mit Pfeilen, sodass Ablauf und Reihenfolge deutlich werden. Zusätzlich können Entscheidungspunkte, etwa Ja/Nein-Entscheidungen, eingebaut werden, in denen Bedingungen für den weiteren Verlauf des Prozesses genannt werden.
Eine Prozesslandkarte zeigt die einzelnen Schritte eines Prozesses in ihrer angedachten Reihenfolge. Des Weiteren werden in der Regel oberhalb oder unterhalb dieses Kernprozesses damit einhergehende Managementprozesse sowie die zur Durchführung des Kernprozesses notwendigen Unterstützungsprozesse dargestellt.
Kernprozess: Wertschöpfung durch Produkterstellung
Produktkreislauf
▼ Produktentwicklung
▼ Materialeinkauf
▼ Produktion
▼ Absatz des Produktes
Managementprozesse
– Strategisches Management
– Prozessmanagement
– Qualitätsmanagement
– etc.
Unterstützungsprozesse
– Controlling
– Personal
– Logistik
– etc.
Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seinen Aufbau und seine Abläufe organisiert, ist stets abhängig von den Zielen, die das Unternehmen erreichen möchte. Da Ziele sich jedoch ändern können, ist auch die Unternehmensorganisation nicht als statisch zu betrachten. Vor allem angesichts einer dynamischen Umwelt können neue externe Entwicklungen interne Anpassungen erfordern, etwa im Rahmen des Changemanagements, des Prozessmanagements, des Transformationsmanagements oder der Organisationsentwicklung.
Literatur
Für weiterführende Informationen zum Thema Unternehmensorganisation können wir Ihnen unter anderem die folgenden Quellen empfehlen:
Eggers, Gerald (2023): Die sinnvolle Organisation. Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
Klimmer, Matthias (2020): Unternehmensorganisation. 5., aktualisierte Auflage. Herne: NWB-Verlag.
Spath, Dieter & Westkämper, Engelbert (2020): Handbuch Unternehmensorganisation. Berlin, Heidelberg: Springer.
Darüber hinaus enthält die einschlägige betriebswirtschaftliche Grundlagenliteratur in der Regel ausführliche Beiträge zur Aufbau- und Ablauforganisation in Unternehmen.
