Nach der Recherche und der Formulierung eines roten Fadens, gibt es neben den unterschiedlichen Zitiermethoden und der Angabe der Quellen noch weitere Formatierungsvorgaben, die beim Schreiben der Diplomarbeit beachtet werden sollen. Die Formatierungsvorgaben dienen nicht dazu, den Studierenden zusätzliche Steine in den Weg zu legen und sie beim Umsetzen der Diplomarbeit im Schreibprogramm verzweifeln zu lassen, sondern dazu, dass Chancengleichheit und eine gewisse Vergleichbarkeit gewahrt werden können. Insbesondere Schriftart, Schriftgrösse, Seitenränder und der Zeilenabstand können Einfluss auf die Seitenzahl der Arbeit nehmen, die auch in die Bewertung einfliesst. In den meisten Studiengängen wird dazu ein entsprechendes Informationsdokument zur Verfügung gestellt. Dies beinhaltet die Angabe des Randes, die Ausrichtung der Schrift, den Zitierstil sowie den grundsätzlichen Aufbau der Arbeit.
Die Formatierung der Diplomarbeit
Die Formatierung strukturiert den Text und macht ihn einfacher lesbar.„Es genügt nicht, zum Fluss zu kommen, mit dem Wunsch, Fische zu fangen. Man muss auch das Netz mitbringen.“ Chinesische Weisheit
Die Wahl des Textverarbeitungsprogramms für die Diplomarbeit
Bevor man jedoch anfängt, sich Gedanken über die einzelnen Aspekte zu machen, sollte man sich überlegen, mit welchem Textverarbeitungsprogramm, wie beispielsweise Word, oder LaTeX man arbeiten möchte. Beides hat Vor- und Nachteile. Entscheidet man sich jedoch für LaTeX, so sollten gewisse Grundkenntnisse in der Funktionsweise von Programmierungen vorhanden sein, da sich das Dokument aus verschiedenen eher programmierten Formatierungsmöglichkeiten zusammensetzt, wohingegen Textverarbeitungsprogramme durch Trial-and-Error auch zu den erwünschten Ergebnissen führen. Wenn Sie LaTeX nicht kennen oder noch nie damit gearbeitet haben, ist das Schreiben der Diplomarbeit der falsche Anlass, sich damit zu beschäftigen. Textverarbeitungsprogramme, insbesondere Word, können heute problemlos auch mit umfangreichen Dokumenten umgehen und sind das Mittel der Wahl.
Die üblichen Punkte einer Formatierungsvorgabe für die Diplomarbeit
Das Inhaltsverzeichnis und somit auch die Zwischenüberschriften sollten nicht mehr als drei Ebenen aufweisen. Zudem ist eine Nominalisierung bzw. eine substantivierte Form der einzelnen Überschriften zu bevorzugen. Überschriften mit nur einer Unterüberschrift sind zu vermeiden und umzuformulieren. Das heisst, ein Kapitel sollte immer mehr als ein einzelnes Unterkapitel haben, ansonsten ist es besser, das Kapitel so zu strukturieren, dass kein einzelnes Unterkapitel notwendig ist.
Geht es nun an den eigentlichen Text, so ist dieser zumeist im Blocksatz zu formatieren. Als Schriftart wird oft „Times New Roman“ in der Grösse 12 für den Text und in der Grösse 14 für die Überschriften gewählt. Man kann bei den meisten Textverarbeitungsprogrammen eine Überschriftenformatierung festlegen, die einem das ständige Hin- und Herklicken erspart. Auch sind Überschriften fett zu schreiben. Der Zeilenabstand im Text kann je nach Vorgabe variieren, ist meistens jedoch 1.5 Zeilen gross. Um den Text herum lässt man einen Rand (Seitenrand), welcher zwischen 2.5 cm und 3.5 cm breit ist. Am unteren Ende der Seite ist die Seitenzahl anzugeben.
Für Abbildungen und Tabellen können verschiedene Beschriftungen verwendet werden. Zum einen können diese jeweils durchgängig nummeriert werden, zum anderen kann man sie auch dem Kapitel entsprechend nummerieren, um später einen besseren Überblick über deren Position zu haben.
Möchte man in seiner Arbeit Formeln oder Codes präsentieren, so sollten diese durch Einrücken und das Verwenden einer anderen Schriftart vom Fliesstext abgehoben werden. Hat man sich für LaTeX entschieden, so können diese Formeln oder Codeschnipsel auch ohne grossen Aufwand separat nummeriert werden. Bei der Positionierung von Bildern oder Tabellen ist darauf zu achten, dass diese lesbar und nicht zu klein, aber auch nicht zu gross sind. Sie sollten zudem zum Text und der Beschreibung passen und für den Verlauf der Arbeit an dieser Position relevant sein. Andernfalls sollten Tabellen oder Bilder eher in den Anhang gepackt werden.
Von Schusterjungen, Witwen und Zwiebelfischen
Damit nicht nur die Abbildungen und Tabellen übersichtlich wirken, ist es zusätzlich notwendig, sich um Schusterjungen, Witwen (früher ‚Hurenkinder‘) und Zwiebelfische zu kümmern. Diese Begriffe wirken zunächst unpassend im Bereich der Textbearbeitung, stehen jedoch in direktem Zusammenhang und entstammen der Sprache der Drucktechnik, als man Schrift noch von Hand setzte. Unter einem Schusterjungen (später ‚Findelkind‘) wird die erste Zeile eines neuen Absatzes verstanden, die sich am Ende einer Seite befindet. Schusterjungen sind zu vermeiden. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass Absätze in diesem Fall auf der nächsten Seite beginnen sollten. Witwen bezeichnen die letzte Zeile eines Absatzes, die auf die nächste Seite rutscht. Auch hier gilt es, diese zu vermeiden. Man kann hier nun entweder versuchen, einige Sätze neu zu formulieren und sie dadurch entweder länger oder kürzer zu bekommen, damit entweder mehr Zeilen auf die nächste Seite oder die letzte Zeile auf die vorherige Seite verschoben werden, oder den Weg des geringsten Widerstandes gehen und ein paar zusätzliche Zeilenumbrüche einfügen. Andernfalls kann man auch hier wieder den betreffenden Absatz auf die neue Seite bringen. Als letzten groben Formatierungsfehler sollte man die Zwiebelfische vermeiden. Unter einem Zwiebelfisch versteht man einzelne Zeichen, die nicht in derselben Schriftart erscheinen. Der Grund hierfür kann zum Beispiel ein fehlender Eintrag dieses Zeichens in der Schriftart sein. Neben der Strukturierung der Absätze, ist für das entsprechend professionelle Format auch die richtige Silbentrennung der einzelnen Worte notwendig. Die aktuellen Textverarbeitungsprogramme kennen in der Regel die aktuelle Rechtschreibung und können die Worte automatisch und korrekt trennen. Es empfiehlt sich jedoch, gerade die Trennungen am Ende auch manuell zu überprüfen.
Als letzten groben Formatierungsfehler sollte man die Zwiebelfische vermeiden.
Diplomarbeit – Zitate und Referenzen
Die meisten Textverarbeitungsprogramme weisen eine Funktion zur einfachen Verwaltung der Zitate und Quellen auf. Zudem existieren auch Plug-ins und zusätzliche Programme, die Ihnen die Verwaltung und Erfassung Ihrer Quellen und Zitate so einfach wie möglich machen und sicherstellen, dass Sie den gewählten Zitationsstandard einhalten. Grundsätzlich können Sie dies auch alles manuell machen, also direkt selbst in den Text schreiben. Für eine Diplomarbeit, mit einer meist überschaubaren Anzahl von Quellen, ist das auf jeden Fall vertretbar. Dabei müssen Sie sich jedoch strikt an die Vorgaben des Zitationsstandards halten. Es ist empfehlenswert, sich gleich zu Beginn für die Verwaltung der Quellen mit einem Literaturverwaltungsprogramm oder ohne zu entscheiden und dann dabei zu bleiben. Das spätere Wechseln des Zitate-Tools, um die Quellen zu verwalten, ist meist mit einigem Aufwand verbunden.
„Mit 20 % Aufwand erreichen wir 80 % unseres Erfolges.“ Vilfredo Pareto
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Nachfolgend einige Tipps zur Formatierung Ihrer Diplomarbeit:
- Setzen Sie das Ihnen gewohnte Textverarbeitungsprogramm zur Erstellung der Diplomarbeit
- Halten Sie sich genau an die Formatierungsvorgaben.
- Arbeiten Sie von Anfang an mit einem Dokument, dass bereits die erforderliche Formatierung aufweist (Seitenränder, Textgrösse, Zeilenabstand usw.). So haben Sie stets den Überblick über den Umfang Ihrer Diplomarbeit.
- Lernen Sie, einige erweiterte Funktionen Ihres Textverarbeitungsprogrammes anzuwenden, wie beispielsweise den Einsatz von Formatvorlagen für die Überschriften von Kapiteln und Unterkapiteln, den Einsatz automatischer Inhalts-, Tabellen-, Abbildungs- und allenfalls Quellenverzeichnissen sowie den Umgang mit Kopf- und Fusszeile. Im Internet finden Sie für die meisten Textverarbeitungsprogramme schnelle und einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videotrainings.
- Generieren Sie sich vor dem Ausdrucken der Diplomarbeit ein PDF-Dokument oder lassen Sie sich das Dokument im Lesemodus („Zwei-Seiten-Ansicht“) des Textverarbeitungsprogramms anzeigen. So sehen Sie rasch beim Durchblättern, ob es Unregelmässigkeiten im Textbild gibt, wie beispielsweise unnötige Zeilenumbrüche, Leerzeilen, Schusterjungen, Witwen oder Zwiebelfische usw.
- Überprüfen Sie vor der Abgabe der Diplomarbeit die Einhaltung der Formatierungsvorgaben akribisch, Sie verschenken ansonsten vielleicht Punkte.
