Der Sperrvermerk, auch Vertraulichkeitserklärung genannt, wird wissenschaftlichen Arbeiten – Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Doktorarbeit – hinzugefügt, wenn darin vertrauliche Daten enthalten sind. Dies ist dann der Fall, wenn etwa aufgrund der Zusammenarbeit mit einem Unternehmen sensible Informationen in der Abschlussarbeit thematisiert worden sind. Diese Daten werden durch eine Vertraulichkeitserklärung vor einer Einsichtnahme der Öffentlichkeit geschützt.
Je nach gewähltem Studiengang und der jeweiligen Hochschule, an der Studierende eingeschrieben sind, ergibt sich im Laufe des Studiums die Möglichkeit, mit Unternehmen zu kooperieren. Im Rahmen studentischer Abschlussarbeiten – also Bachelorarbeit oder Masterarbeit, Diplom- oder Magisterarbeit – kann mit einem Unternehmen zusammengearbeitet werden, um eine möglichst praxisnahe, für die weitere Unternehmenswicklung sinnvolle Fragestellung zu bearbeiten. Es wird beispielsweise etwas für das Unternehmen entwickelt oder unter Zuhilfenahme wissenschaftlicher Vorgehensweisen erforscht. Die geplanten Ergebnisse der Arbeit werden bereits zu Beginn klar definiert – wichtig ist dabei:
Auch im Rahmen des Verfassens einer Dissertation kann ein Sperrvermerk relevant sein. Genau wie im Falle der Bachelor- oder Masterarbeit ist auch bei der Doktorarbeit eine Vertraulichkeitserklärung dann wichtig, wenn die Themenstellung in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen entwickelt und bearbeitet wurde. In diesem Zusammenhang oder auch unabhängig von einer Unternehmenskooperation kann ein Sperrvermerk auch dann wichtig sein, wenn die Anmeldung eines Patents geplant ist oder dieser Prozess bereits begonnen wurde. Liegt ein solcher Fall vor, ist es essenziell, die in der Doktorarbeit enthaltenen Informationen zu schützen. Die Pflichtexemplare der eingereichten Dissertation können dann zwar trotzdem in der Universitätsbibliothek der Hochschule verwahrt werden, sie dürfen jedoch nicht öffentlich zugänglich gemacht werden.
Die Vertraulichkeitserklärung in einer wissenschaftlichen Arbeit hat immer einen bestimmten Gültigkeitszeitraum, die sogenannte Sperrfrist. So kann mit dem Unternehmen und der Hochschule beispielsweise eine Sperrfrist von zwei oder fünf Jahren vereinbart werden. Wenn der Sperrvermerk aufgrund eines angemeldeten Patents verwendet wurde, ist es möglich, die Universität bzw. die Hochschulbibliothek zu informieren, sobald die Patentanmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Der genaue Inhalt einer Vertraulichkeitserklärung kann – auch über die individuell festzulegende Sperrfrist hinausgehend – variieren. Enthalten sein müssen darin in jedem Fall:
Sperrvermerke können je nach der vorliegenden Situation unterschiedlich formuliert werden. Teilweise werden sie von dem kooperierenden Unternehmen vorgegeben. Einige Vorlagen für mögliche Sperrvermerke in der Bachelorarbeit, Masterarbeit oder Dissertation sind in folgenden Beispielen zu finden.
